Cyflwyno tendr am gontract

2. Dod i wybod am gontractau yn y sector preifat a’r sector cyhoeddus

Dod o hyd i gontractau yn y sector cyhoeddus:

• Mae GwerthwchiGymru.llyw.cymru yn wasanaeth ar-lein rhad ac am ddim sy’n cyhoeddi contractau a chyfleoedd gan y sector cyhoeddus yng Nghymru. Mae GwerthwchiGymru hefyd yn cyhoeddi cyfleoedd is-gontractio gyda sefydliadau yn y sector preifat, fel arfer rhai sydd wedi llwyddo i ennill contract sector cyhoeddus. Bydd hefyd yn eich hysbysu o brosiectau graddfa fawr eraill sy’n digwydd yng Nghymru.

• Ar ôl cofrestru ar wefan GwerthwchiGymru gallwch greu proffil hysbysu sy’n peri i neges awtomatig gael ei hanfon i’ch mewnflwch i’ch hysbysu o’r cyfleoedd sy’n codi yn eich sector busnes chi.

• Pan mae contractau dros werth penodol, dywedir eu bod ‘dros y trothwy’ ac fe’u cyhoeddir drwy OJEU - (Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd) - mae hyn yn golygu eu bod yn cael eu cyhoeddi i gyflenwyr ledled yr Undeb Ewropeaidd. Gallwch chwilio am y cyfleoedd hyn ar GwerthwchiGymru neu drwy TED (tenders electronic daily).

• Mae Busnes Cymru yn aml yn cynnal gweithdai ar sut i gofrestru a gwneud y defnydd gorau o wefan GwerthwchiGymru. Mae’r rhain yn rhad ac am ddim.

Dod o hyd i gontractau yn y sector preifat:

• Ceisiwch feithrin cysylltiadau gyda chwsmeriaid posibl.

• Hysbysebwch mewn papurau newydd lleol, a chenedlaethol o bosibl, ac mewn cylchgronau masnach a phroffesiynol sy’n berthnasol i sector neu weithgareddau eich busnes.

• Ewch i wefan Canfod Digwyddiadau Busnes Cymru - i ddod o hyd i gyfleoedd megis dyddiau ymwybyddiaeth i gyflenwyr neu ddigwyddiadau cwrdd â phrynwyr.

• Ymchwiliwch i gontractau y tu allan i sector eich busnes, gallai’r rhain esgor ar gyfleoedd is-gontractio ee bydd swyddfeydd newydd angen pob math o gyflenwyr fel plymwyr, trydanwyr, dodrefn, arwyddion, deunydd ysgrifennu, cynnal a chadw, glanhau yn y blaen.

• Dilynwch adroddiadau yn y wasg ac mewn llefydd eraill – gallai cwmni fod yn ehangu neu’n is-gontractio rhan o gontract mawr.

• Rhwydweithiwch, ewch i ddigwyddiadau a cheisio gwybodaeth gan fusnesau eraill.

3. Penderfynu ymgeisio am gontract ai peidio?

Mae angen ystyried yn ofalus y penderfyniad i fuddsoddi eich amser a’ch ymdrech i baratoi cais. Os nad ydych yn ennill y contract, gall hyn fod yn ymarfer costus, yn enwedig o ran amser ac ymdrech a dylech ystyried y pwyntiau allweddol hyn cyn tendro:

• darllenwch y dogfennau tendro yn drylwyr a gofalus

• allwch chi fodloni’r gofynion technegol, a’r gofynion o ran sgiliau a phrofiad?

• a oes gennych chi’r achrediadau, y cymwysterau neu’r hyfforddiant y gofynna’r prynwr amdanynt?

• a oes gennych chi’r capasiti i gyflawni’n contract, a yw’r cyfle yn cyd-fynd â strategaeth a dyheadau eich busnes? Sut fyddai’n effeithio ar ymrwymiadau gwaith eraill a staffio

• rhaid ichi fwrw amcan cywir o gost cyflawni’r contract a phenderfynu a fyddech yn gwneud elw digonol i gyfiawnhau hynny

4. Canfod beth mae’r cleient eisiau

Os ydych angen cael eglurhad am ofynion cleientiaid efallai yr hoffech eu ffonio’n uniongyrchol cyn dechrau cwblhau’r tendr. Ar safleoedd tendro electronig mae cyfleuster ar gael i bostio cwestiynau at y prynwr ac yna bydd yr ymatebion yn cael eu cyhoeddi i bob cynigydd eu gweld yn yr adran negeseuon.

Os yw dogfennau tendro yn aneglur – o’r dyddiadau cau i sut byddech yn cael eich talu - dylech bob amser godi cwestiynau am unrhyw beth sy’n peri pryder i chi.

5. Beth i’w gynnwys yn eich tendr

Sicrhewch eich bod yn ateb y fanyleb ymgeisio ac ymatebwch i bob cwestiwn.

Rheolau aur ar gyfer ysgrifennu eich tendr:

• cyn i chi ddechrau ateb cwestiynau’r tendr sicrhewch eich bod yn darllen a deall dogfennau’r tendr a’ch bod wedi ymgyfarwyddo â’r canllawiau gwerthuso a ddarperir

• sicrhewch eich bod yn ateb y cwestiynau’n uniongyrchol ac yn gyflawn

• canolbwyntiwch ar anghenion y cleient ac ar sut allwch chi ddod o hyd i atebion orau. Pan fyddwch yn ysgrifennu amdanoch eich hun, rhaid ichi brofi bod gennych y sgiliau, y profiad a’r gallu i gyflawni gofynion y cleient

• helpwch y cleient drwy ddarparu syniadau arloesol - ee ffyrdd eraill o wneud pethau i fynd i’r afael â phroblemau a all godi wrth gyflawni’r contract

• mae angen i geisiadau sydd angen tystiolaeth gefnogol, gael eu llwytho i fyny gyda theitlau cywir

• nid yw gwerth am arian bob amser yn golygu’r pris isaf ond gall fod yn gyfuniad o ffactorau gwahanol. Os yw eich cais yn dangos mantais gystadleuol drwy fanteision cymdeithasol ac economaidd, neu’n cynnig gwelliannau yn y gwasanaethau, yn lleihau risg, yn cynnig ansawdd, dibynadwyedd ac ati efallai y byddwch yn gwahaniaethu eich hun oddi wrth eich cystadleuwyr, ac y gallai hynny roi mantais i chi drostynt

• dadansoddwch holl ffactorau cost a phrisio’r contract gan gynnwys costau sefydlog megis cyflog staff. Ar hyn o bryd mae Busnes Cymru yn cynnig gweithdai rhad ac am ddim ar strategaethau Prisio, ewch i wefan Canfod Digwyddiadau Busnes Cymru

• ystyriwch a ddylech gynnwys rhywfaint o amddiffyniad i’ch gwybodaeth rhag iddi gael ei datgelu yn y dyfodol dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Efallai yr hoffech nodi pa wybodaeth yr ydych yn ei hystyried yn ‘gyfrinach fasnachol’ neu sy’n debygol o niweidio eich buddiannau masnachol pe câi ei datgelu. Ceir yn aml gyfleuster llwytho i fyny gyda ffurflen templed ar gyfer hyn yn atodiadau’r tendr

• rheoli contractau – dangoswch fod gennych yr adnoddau i wneud y gwaith mewn modd cost-effeithiol i fodloni anghenion cleientiaid, y gallu i lynu wrth amserlenni ac i ymateb yn hyblyg i sefyllfaoedd sy’n newid. Ystyriwch ddefnyddio teclyn rheoli prosiectau megis siart Ghant i nodi llinellau amser prosiectau

6. Ysgrifennu eich tendr

Os penderfynwch ymgeisio, bydd angen ichi benderfynu pwy sy’n ei reoli a’i gydlynu:

• Pwy sy’n casglu’r wybodaeth ac yn gwneud yr ymchwil?

• Pwy sy’n cydlynu’r holl ddeunydd y mae arnoch ei angen?

• Pwy sy’n ysgrifennu’r drafftiau?

• Pwy sy’n eu gwirio?

• Pwy o’r tîm sydd ag arbenigeddau megis rheoli contractau, cymwyseddau technegol, iechyd a diogelwch ac ansawdd ayb?

Bydd cleientiaid yn gofyn ystod o gwestiynau mewn adrannau penodol o’r tendr, er enghraifft, rheoli ansawdd, iechyd a diogelwch neu gyllid. Bydd cleientiaid yn disgwyl ichi:

• nodi’n glir pwy ydych chi a beth ydy’r cyfle yr ydych yn tendro amdano

• crynhoi eich gwaith fel contractwr, eich profiad yn y gorffennol (tri chyn gontract fel arfer) a chymwysterau ar gyfer y gwaith hwn, defnyddiwch eirdaon a thystiolaeth i gefnogi eich datganiadau

• nodi sut byddwch yn gwneud y gwaith, sut byddwch yn bodloni anghenion y cleient

• egluro manteision a gwerth am arian eich cais

• manylu sut a phryd y caiff nwyddau a gwasanaethau eu darparu, a darparu amserlen

• arddangos sgiliau eich tîm, profiad o waith tebyg a’u cyfrifoldebau os byddwch yn ennill y contract

• egluro sut byddwch yn rheoli’r prosiect

• rhoi manylion am eich prisiau ac unrhyw drefniadau ôl-ofal sydd wedi’u cynnwys yn y pris

• bod yn ymarferol a nodi problemau posibl, ond peidiwch â gwneud addewidion sy’n amlwg yn amhosibl ichi eu cadw

7. Awgrymiadau ar sut i olygu eich tendr

Mae’n werth treulio ychydig o amser yn edrych ar gyflwyniad eich tendr. Dyma rai awgrymiadau ar sut i’w olygu:

• cadwch frawddegau a pharagraffau yn fyr, bachog a threfnus

• defnyddiwch bwyntiau bwled, penawdau a thablau i dorri ar y testun

• penderfynwch ar ffurfdeip, gosodiad a maint y ffont - ddim yn rhy fach – a glynwch wrthynt

• sicrhewch fod popeth yn gyson. Ydy’r CVs i gyd wedi’u cyflwyno yn yr un ffordd?

• byddwch yn ofalus os ydych yn torri a gludo testun gan sicrhau bod y fformat yn aros yr un fath ac nad oes dim yn cael ei hepgor mewn camgymeriad.

• darllenwch bopeth eto. Yna gofyn i gydweithiwr neu rywun arall ei ddarllen – gan wirio’r ystyr, camgymeriadau teipio ac unrhyw beth sydd wedi’i hepgor

• defnyddiwch atodiadau ar gyfer gwybodaeth ychwanegol ategol

• cynhyrchwch glawr blaen gyda theitl y prosiect, y dyddiad, enw’r cleient a hefyd enw eich busnes chi.

• rhifwch y paragraffau a darparu tudalen gynnwys er mwyn ei gwneud yn hawdd dod o hyd i ddeunydd

• ystyriwch ei argraffu a’i rwymo’n broffesiynol - os yw’r cleient wedi gofyn am gopïau caled yn hytrach na’u cyflwyno drwy gyfrwng systemau electronig. Mae’r cynnydd yn nefnydd y sector cyhoeddus o systemau electronig ar gyfer tendro fel arfer yn golygu bod cyflwyno tendr yn dod yn fwy diogel a chyflymach

• sicrhewch fod y tendr yn cael ei gyflwyno ar amser - ni fydd sefydliadau yn ystyried eich tendr os bydd yn cyrraedd ar ôl y dyddiad cau